외부 칼럼

‘메모’에 담긴 엄청난 힘

우리가 별것 아니라고 생각하는 메모에는 사실 커다란 힘이 담겨 있다. 자신의 생각과 상대방의 이야기를 적으며 업무에 중요한 정보와 그렇지 않은 정보를 구분할 수 있다. 번뜩이는 아이디어는 순식간에 떠올랐다가 자기도 모르게 스쳐 지나가기 마련인데, 이때 메모를 하면 그 생각을 온전히 붙잡아 둘 수도 있다.
하지만 아무렇게나 적으면 정작 중요한 내용을 놓칠 수 있다. 일본의 저명한 경영 컨설턴트 야하기 세히치로는 메모의 3요소로 ‘요약‧생략‧압축’을 꼽는다. 자신이 추구하는 목적에 맞는 지식과 정보를 요약하고 생략해 그 핵심을 압축해야 비로소 유의미한 메모가 탄생한다는 것. 이러한 과정이 습관화되면 자연스럽게 업무의 중심을 관통하는 메시지만 업무 수첩에 남게 되며, 이는 곧 업무 효율성 향상의 밑바탕으로 작용한다. 그러니 언제 어디서든 메모할 준비를 갖추고, 필요할 때 즉시 펜을 움직여 기록한 뒤, 하나씩 차근차근 정리하자. 업무 효율성이 한 단계 성장했다는 것을 금세 실감할 수 있을 것이다.

‘경청’으로 끌어올리는 소통력

의사소통 능력과 집단지성이 혁신의 핵심 도구로 떠오르고 있다. 과거와 달리 21세기는 대부분의 분야가 세분화‧전문화되어 있다. 한 사람이 모든 분야를 두루 알기란 불가능에 가깝다. 그렇기에 일을 효율적으로 진행하려면 각 분야에 종사하는 사람들과의 소통 능력이 매우 중요하다.
하지만 마음을 터놓고 대화를 나눈다고 해서 소통이 잘된다고 보기는 어렵다. 직원 개개인에게는 각자의 사정이 있으며, 이를 고려해 적절한 방법을 선택하고 실행해야 미래 지향적인 소통이 이뤄진다. 그리고 그 중심에는 ‘경청’이 있다. 내 말을 하기에 앞서 상대방의 의도와 전문 지식을 먼저 들어야 더 깊은 소통의 길이 열린다. 아울러 내가 전하고자 하는 메시지를 정확하고 간결하게 전달하는 대화의 기술도 필요하다. 원활한 소통과 집단지성을 통한 혁신을 꿈꾼다면, 이제부터라도 소통에 대해 깊이 생각해 보기를 권한다.

지금부터 당장 ‘시간 관리’

우리 모두에게는 하루 24시간이 공평하게 주어지지만, 어떤 사람은 열 가지 일을 해내는 반면 다른 사람은 한 가지 일도 제대로 해내지 못한다. 여기에는 많은 이유가 있지만, 시간 관리의 측면도 간과할 수 없다. 미국을 대표하는 경영학자 피터 드러커는 ‘시간을 관리하지 못하는 사람은 아무것도 관리하지 못한다’는 말을 남기기도 했다.
시간 관리의 기본은 바로 ‘꼭 해야 할 일을 지금 당장 시작하는 것’이다. 세상을 살다 보면 수많은 변수가 존재한다. 그렇기 때문에 중요한 일을 지금 당장 시작하는 습관이 매우 중요하다. 다른 일에 신경 쓰다가 정작 중요한 일을 하지 못한다면 결국 시간 관리에 실패한 셈이기 때문이다. 시간 관리의 핵심은 중요한 일을 먼저 수행함으로써 전체적인 일정의 변수를 줄여나가는 것이다. 이 점을 항상 염두에 두고 업무에 임한다면 효율성을 한층 높일 수 있다.